Responsable des achats

L’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) recrute un(e) Procurement Officer (Responsable des achats et des marchés publics) pour son Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, basé à Dakar, au Sénégal.

Le poste consiste à piloter les activités d’achat et de contractualisation dans la région, à superviser les procédures de passation des marchés et à apporter un appui technique au bureau de l’ONUDC au Nigeria. Le ou la titulaire travaillera sous la supervision directe du Chef de l’unité des achats de l’ONUV/ONUDC à Vienne, ainsi que sous la supervision générale du Représentant du Bureau régional.

Présentation du poste

• Organisation : Organisation des Nations Unies (ONU)
• Entité : Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC)
• Intitulé du poste : Procurement Officer
• Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
• Service : Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), Division des opérations
• Supervision directe : Chef de l’unité des achats de l’ONUV/ONUDC à Vienne
• Supervision générale : Représentant du Bureau régional ROSEN

Le poste implique également un appui technique et une supervision des fonctions d’achat du bureau national de l’ONUDC au Nigeria. Le ou la titulaire fera partie de l’équipe des opérations du Bureau régional et travaillera en étroite collaboration avec le responsable des opérations.

Missions et responsabilités

1. Gestion des achats et des marchés publics

• Assurer un rôle d’expert senior en matière d’achats et de contractualisation pour des biens et services variés, dans le cadre de procédures complexes sur les plans technique et juridique.
• Diriger et soutenir les activités de passation des marchés des bureaux régionaux.
• Planifier, élaborer et gérer les aspects liés aux achats et aux contrats de projets complexes portant notamment sur les technologies de l’information, les équipements électroniques spécialisés, les instruments techniques, les médicaments, les équipements de sécurité, les denrées alimentaires, les matériaux d’entretien et de rénovation des bâtiments, les fournitures et le mobilier de bureau.
• Organiser et gérer les achats liés aux infrastructures et aux grands projets de construction, en collaboration avec l’unité des achats de l’ONUV/ONUDC, les architectes, les ingénieurs et les autorités nationales concernées.
• Veiller au respect des codes de construction, des réglementations applicables et des mesures de sécurité dans le cadre des projets d’infrastructure.

2. Supervision des procédures de passation des marchés

• Diriger la préparation et la mise en œuvre des achats conformément au Règlement financier et aux Règles de gestion financière du Secrétariat des Nations Unies.
• Superviser, lorsque cela est nécessaire, les achats effectués par d’autres entités des Nations Unies, notamment dans le cadre du dispositif de services communs (Common Back Office), en veillant au respect des règles applicables et du principe de reconnaissance mutuelle au sein du système des Nations Unies.
• Coordonner les fonctions d’achat entre le Bureau régional ROSEN et le bureau de l’ONUDC au Nigeria (CONGA).
• Harmoniser les seuils de délégation de pouvoir, assurer une répartition équilibrée de la charge de travail entre les acheteurs des deux bureaux et formaliser les modalités d’assistance ponctuelle avec l’unité des achats de l’ONUV/ONUDC.

3. Conseil technique et gestion des contrats

• Fournir des conseils techniques et assurer le contrôle qualité des activités d’achat à toutes les étapes du cycle de passation des marchés.
• Examiner et évaluer les demandes d’achat et vérifier la pertinence des spécifications techniques.
• Préparer des contrats complexes portant sur des biens technologiques avancés ou des services de longue durée.
• Mettre en place des accords à long terme et lancer des appels d’offres internationaux.
• Évaluer les soumissions, formuler des recommandations concernant l’attribution des marchés et signer les commandes dans les limites des pouvoirs autorisés.
• Préparer les dossiers destinés au Comité des marchés pour les contrats nécessitant une approbation de niveau supérieur.
• Élaborer des stratégies et proposer des solutions innovantes pour résoudre les difficultés et les différends liés aux projets d’achat complexes, notamment dans le domaine de la construction.
• Collaborer avec les autorités nationales afin de garantir le respect des législations locales.

4. Planification et amélioration des procédures

• Établir et actualiser les programmes de travail et les calendriers des contrats en cours ou à venir.
• Définir des approches contractuelles adaptées à partir des études de marché.
• Contribuer à l’élaboration de directives régionales, de procédures, de normes, de modèles et de méthodes d’évaluation des biens, des services et des capacités des fournisseurs.
• Participer à la simplification des processus d’achat et à la mise en œuvre des initiatives de l’ONUV/ONUDC et du Secrétariat des Nations Unies.
• Analyser les tendances de production dans les pays exportateurs et évaluer les capacités ainsi que les performances des fabricants afin d’identifier des sources d’approvisionnement fiables.
• Préparer, examiner et valider différents documents liés aux achats, notamment les notes au dossier, les contrats, les communications, les directives et les instructions.

5. Négociation et relations avec les fournisseurs

• Définir les stratégies de négociation et conduire ou coordonner les différentes étapes des négociations avec les parties concernées.
• Participer au règlement des différends contractuels.
• Maintenir une collaboration étroite avec les programmes et les équipes de projet afin d’assurer une communication continue et un échange efficace des informations.

6. Formation et encadrement des équipes

• Concevoir et dispenser des formations sur les achats, principalement en anglais et en français.
• Accompagner et conseiller les collaborateurs, les acheteurs, les responsables et les équipes de projet.
• Organiser des activités de développement professionnel.
• Encadrer et superviser les membres du personnel chargés des achats, notamment les collaborateurs juniors, selon les besoins.
• Fournir des orientations et un appui aux équipes pour garantir une application cohérente des procédures.

7. Suivi des performances et conformité

• Préparer des rapports précis et ponctuels sur les activités d’achat.
• Superviser les audits des procédures de passation des marchés et veiller à la mise en œuvre des recommandations conformément aux règles de conformité.
• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et coordonner les actions nécessaires au respect des normes d’achat.
• Piloter l’adoption des outils institutionnels de l’ONUV/ONUDC, notamment Procurement Tracker, Ariba, Instant Feedback System (IFS) et Contract Performance Reporting Tool (CPRT).
• Accompagner les utilisateurs, assurer le suivi de l’utilisation des outils et contribuer à leur amélioration continue.
• Collecter et analyser des données afin d’identifier les tendances et de produire des graphiques, tableaux et rapports utiles à la planification et à la prise de décision.
• Surveiller les achats de faible valeur (Low Value Acquisition – LVA) et identifier les possibilités de regroupement des besoins afin de limiter leur utilisation et de favoriser les accords à long terme (Long-Term Agreements – LTA).

8. Autres responsabilités

• Effectuer des missions sur le terrain selon les besoins.
• Participer, sur délégation, aux groupes de travail opérationnels de l’équipe de pays des Nations Unies.
• Apporter un soutien à d’autres bureaux de l’ONUDC et aux programmes mondiaux présents en Afrique de l’Ouest et du Centre, sur demande.
• Exécuter toute autre tâche professionnelle relevant des fonctions du poste.

Compétences recherchées

Professionnalisme

Le ou la candidate doit posséder une connaissance approfondie des normes internationales en matière d’achats et des différentes étapes des procédures de passation des marchés internationaux, notamment pour les biens et services complexes ou technologiquement avancés.

Une bonne maîtrise du droit des contrats, de la gestion des marchés complexes, des méthodes quantitatives d’évaluation des fournisseurs, des tendances du marché et des prix est attendue. La capacité à négocier avec les fournisseurs et les services demandeurs, à résoudre des problèmes sensibles, à élaborer des procédures et à analyser des données pour soutenir la prise de décision est également essentielle.

Le poste exige par ailleurs du professionnalisme, de la rigueur, le respect des délais, le sens des responsabilités et la capacité à garder son calme dans les situations difficiles. La prise en compte de l’égalité entre les femmes et les hommes dans les activités professionnelles est également attendue.

Planification et organisation

• Définir des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies établies.
• Identifier les priorités et organiser efficacement les activités.
• Répartir convenablement le temps et les ressources disponibles.
• Anticiper les risques et prévoir des solutions de rechange.
• Suivre l’avancement des activités et adapter les plans si nécessaire.
• Utiliser efficacement le temps de travail.

Sens des responsabilités

• Assumer pleinement les responsabilités confiées et respecter les engagements.
• Fournir les résultats attendus dans les délais et selon les normes de qualité et de coûts définies.
• Appliquer les règles et procédures de l’organisation.
• Assurer le suivi des tâches déléguées et encadrer les collaborateurs.
• Reconnaître les difficultés et assumer les responsabilités liées aux résultats de son unité de travail.

Gestion de la performance

• Déléguer les responsabilités et les pouvoirs de décision de manière appropriée.
• Clarifier les rôles, les responsabilités et les lignes hiérarchiques.
• Évaluer les ressources nécessaires et répartir les tâches selon les compétences.
• Suivre les progrès et le respect des échéances.
• Donner régulièrement des retours et accompagner le développement professionnel des collaborateurs.
• Encourager l’initiative, la créativité et l’amélioration des pratiques.
• Évaluer les performances de manière équitable.

Formation requise

Le poste exige un diplôme universitaire de niveau Master ou équivalent dans l’un des domaines suivants :

• Administration des affaires ;
• Administration publique ;
• Commerce ;
• Droit ;
• Ingénierie ;
• Architecture ;
• Génie civil ;
• Ou un domaine connexe.

Un diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine similaire peut être accepté à la place du Master, à condition de justifier de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle qualifiante.