Assistant(e) Administratif(ve) – Approvisionnement & Logistique (AA-AL)

Le Cabinet RH Compétence Plus Consulting est un cabinet malien de conseil en gestion des ressources humaines, spécialisé dans l’accompagnement des organisations nationales et internationales dans leurs processus de recrutement, d’organisation institutionnelle et de développement des compétences. Il est mandaté par une organisation internationale pour le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) – Approvisionnement & Logistique (AA-AL).

Dans le cadre du renforcement de ses fonctions administratives, l’organisation souhaite consolider la gestion de ses achats, de sa logistique, de sa flotte, de ses stocks et de ses actifs, afin de garantir des processus d’approvisionnement transparents, efficients et conformes à ses procédures.

À ce titre, le Cabinet RH Compétence Plus Consulting recrute, pour le compte de l’organisation, un(e) professionnel(le) rigoureux(se) et intègre, capable d’assurer l’exécution des processus d’approvisionnement et la gestion opérationnelle de la logistique du bureau.

1. INFORMATIONS CLÉS SUR LE POSTE

2. FINALITÉ DU POSTE

· Appuyer la Responsable Administrative afin d’assurer un environnement de bureau favorable et efficace et renforcer les fonctions administratives, avec un focus sur les achats et la logistique.

· Exécuter les processus d’approvisionnement en biens et services de manière transparente, efficiente et conforme à la Politique et aux Procédures d’approvisionnement de l’organisation.

· Assurer la gestion opérationnelle de la flotte de véhicules, du carburant (véhicules et générateurs), des groupes électrogènes, des stocks et des actifs du bureau.

· Garantir la traçabilité et la disponibilité de la documentation achats et logistique pour la Finance, la Direction et les audits.

3. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS

Achats et approvisionnement

· Contribuer à la mise à jour du manuel administratif et de la procédure d’achats et d’approvisionnement de l’organisation.

· Élaborer et mettre à jour le plan d’achats annuel du bureau sur la base des besoins exprimés par les services et des budgets approuvés.

· Préparer les demandes d’achat, les dossiers d’appel d’offres et les annonces de publication, vérifier leur approbation et la disponibilité budgétaire confirmée par la Finance, et obtenir les devis / factures pro forma auprès des fournisseurs selon les seuils.

· Préparer l’analyse des offres / devis et soumettre des recommandations au Comité d’évaluation des offres, dont il/elle assure le secrétariat sans voix délibérative ; rédiger les rapports ou procès-verbaux de sélection des prestataires.

· Acquérir les biens et services conformément à la Politique et aux Procédures d’approvisionnement : établissement des bons de commande et des contrats pour approbation selon la délégation de pouvoir, et suivi jusqu’à la livraison.

· Organiser la réception des biens et services avec le service demandeur (bordereaux de livraison, procès-verbaux de réception) et transmettre à la Finance des dossiers d’achat complets pour paiement.

· Tenir à jour une base de données des fournisseurs et prestataires de services, et réaliser leur évaluation annuelle de performance.

· Veiller au paiement en temps voulu des services publics (eau, électricité, téléphone, internet) et des autres services de bureau approuvés.

Gestion de la flotte de véhicules

· Coordonner la disponibilité des véhicules et des chauffeurs pour les activités de l’organisation, sur la base des demandes de mouvement approuvées.

· Assurer le suivi des documents des véhicules (assurance, immatriculation, visite technique, vignette, dédouanement) et leur renouvellement en temps voulu.

· Planifier et suivre l’entretien préventif et curatif des véhicules auprès des garages retenus.

· Contrôler les carnets de bord et la consommation de carburant, et produire un rapport mensuel de flotte (kilométrage, consommation, coûts, incidents).

· Veiller au respect de la politique d’utilisation des véhicules et des règles de sécurité routière ; gérer les déclarations de sinistres auprès de l’assureur.

· Effectuer des missions de conduite autorisées lorsque nécessaire.

Gestion des groupes électrogènes et de l’énergie

· Assurer le suivi du fonctionnement des groupes électrogènes (relevés des compteurs horaires, registres de fonctionnement) et leur approvisionnement en carburant.

· Planifier la maintenance préventive et les réparations avec les prestataires, et tenir à jour les fiches d’entretien.

· Suivre la consommation d’énergie (électricité, carburant, solaire le cas échéant) et proposer des mesures d’optimisation.

Gestion des stocks et des actifs

· Surveiller les fournitures de bureau, consommables et carburant (fiches de stock, entrées / sorties) et assurer leur réapprovisionnement selon des seuils minimum définis.

· Réaliser les inventaires périodiques des stocks et transmettre les états de stock à la Responsable Administrative et à la Finance.

· Veiller à ce que les équipements et immobilisations soient correctement étiquetés, enregistrés, entretenus et cédés conformément aux procédures de l’organisation.

· Tenir à jour le registre des actifs (affectation, localisation, état) et les fiches de remise / restitution des équipements au personnel.

· Organiser l’inventaire physique annuel des actifs, préparer le rapprochement avec le registre comptable et les dossiers de cession pour validation.

Logistique des activités et appui administratif

· Appuyer la logistique des réunions, ateliers, formations, visites de terrain et autres activités (salles, transport, hébergement, matériel).

· Organiser les réservations de voyage (billets, hébergement) conformément aux procédures approuvées.

· Contribuer au respect des exigences de santé, de sécurité au travail et de sûreté du bureau.

· Assurer l’accueil des visiteurs et partenaires au bureau et appuyer la gestion des appels au standard.

Reporting et autres responsabilités

· Tenir à jour les registres achats, actifs, véhicules, groupes électrogènes et logistique, prêts pour les audits.

· Produire un rapport mensuel achats & logistique (achats réalisés et délais, stocks, flotte, énergie) à l’intention du DCD, avec copie à la Responsable Administrative.

· Appuyer la mobilisation de ressources par l’estimation des coûts d’acquisition des biens et services lors de l’élaboration des budgets des nouvelles propositions de projet.

· Exécuter toute autre tâche connexe assignée par le superviseur.

4. RELATIONS DE TRAVAIL ET COORDINATION

· Relations internes : Directeur Pays Adjoint (supérieur hiérarchique), Directeur Pays (lien fonctionnel), Responsable Administrative (appui technique), équipe Finance, Coordinateurs Techniques et équipes programmes (expression des besoins), chauffeurs.

· Relations externes : fournisseurs et prestataires de services, garages, compagnies d’assurance, distributeurs de carburant, prestataires de maintenance des groupes électrogènes, hôtels et agences de voyage, services publics (EDM-SA, SOMAGEP, opérateurs de télécommunications).

· Réunions obligatoires : point hebdomadaire avec le DCD ; réunion hebdomadaire Achats & Logistique avec la Responsable Administrative ; réunion hebdomadaire de coordination du bureau pays ; réunion mensuelle Achats – Finance (suivi des engagements et des paiements) ; Comité d’évaluation des offres (secrétariat), selon les besoins.

5. PROFIL RECHERCHÉ

Formation académique

· Diplôme de niveau Bac+3 minimum en logistique, gestion des achats et approvisionnements, administration, gestion ou tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

· Minimum 4 ans d’expérience dans les procédures d’approvisionnement (achats et logistique) ; une expérience au sein d’une ONG internationale ou auprès de bailleurs de fonds constitue un atout majeur.

· Expérience avérée en gestion de flotte, de stocks et d’actifs.

· Être titulaire d’un permis de conduire de catégorie B en cours de validité (exigé pour les missions de conduite).

6. COMPÉTENCES REQUISES

Qualités personnelles / soft skills

· Capacité à comprendre et à respecter les règles et règlements de l’organisation.

· Compétences en négociation.

· Capacité à travailler de manière proactive et indépendante, et à savoir quand demander conseil.

· Solides compétences en gestion multitâche et en gestion du temps.

· Intégrité, transparence et absence de conflit d’intérêts avec les fournisseurs.

· Esprit d’équipe et sens du service.

7. DOSSIER DE CANDIDATURE

· Une lettre de motivation adressée au Cabinet RH Compétence Plus Consulting (1 page maximum).

· Un curriculum vitae (CV) actualisé, détaillé et signé (3 pages maximum), comprenant les coordonnées de trois (03) personnes de référence.

8. MODALITÉS DE CANDIDATURE

Les dossiers de candidature doivent être envoyés exclusivement par voie électronique à : recrutementcompetenceplusrh@gmail.com  avec pour objet : « Candidature – Assistant(e) Administratif(ve) AA-AL », au plus tard le 17 novembre 2026 à 16h00 (GMT – heure du Mali).

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus de recrutement.

IMPORTANT – Les candidatures féminines sont fortement encouragées. – Compétence Plus Consulting ne demande aucun paiement ni frais pendant toute la durée du processus de recrutement. Toute demande de ce type doit être immédiatement signalée. – l’organisation et Compétence Plus Consulting offrent des chances égales de recrutement et de développement, sans discrimination. – Les données des candidat(e)s sont recueillies et traitées dans le cadre du processus de recrutement.