Associé(e) administratif(ve)

Le PNUD en bref

Le PNUD est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Présent dans plus de 170 pays et territoires, il met les pays en relation avec les savoirs, l'expérience et les ressources dont ils ont besoin pour améliorer la vie des populations. Il intervient dans trois domaines :

• le développement durable ;
• la gouvernance démocratique et la consolidation de la paix ;
• la résilience face au climat et aux catastrophes.

Le PNUD soutient l'Agenda 2030 et les 17 Objectifs de développement durable (ODD). Son Bureau régional pour l'Afrique est le plus grand de ses bureaux régionaux. Il couvre 46 pays, des économies à revenu intermédiaire supérieur aux pays les moins avancés, y compris des pays en crise ou en sortie de crise.

Le contexte : le bassin du lac Tchad

La région du lac Tchad (LCB) a fait des progrès face à des crises multiples, notamment la lutte contre les factions de Boko Haram. Mais la sécurité reste instable. En mars 2024, la région comptait 2,8 millions de déplacés internes et 257 100 réfugiés.

Les causes profondes de ces crises persistent : faible présence des autorités locales, tensions entre communautés et marginalisation ancienne. Elles ont creusé un fossé de confiance entre les États et les populations. Le changement climatique aggrave encore les risques dans cette région fragile. Ces défis appellent des interventions civiles locales, intégrées et limitées dans le temps.

De septembre 2019 à août 2024, le Dispositif régional de stabilisation (DRS) a travaillé à rétablir la confiance entre les communautés et les autorités légitimes. Il a aussi posé les bases du relèvement, de la consolidation de la paix et du développement dans la région.

Vos missions

1. Appui administratif à la facilité

• Préparer l'ordre du jour des réunions, organiser leur logistique et informer les participants. Y assister si nécessaire.
• Suivre les décisions prises et les actions convenues.
• Préparer les pièces justificatives, avec ou sans bon de commande (PO et non-PO).
• Tenir le système de contrôle interne des dépenses et corriger rapidement les pièces non comptabilisées : erreurs de contrôle budgétaire, écarts de rapprochement, pièces non approuvées.
• Organiser les voyages et traiter les demandes de visas, de cartes diplomatiques, de permis de conduire et d'autres documents administratifs. Suivre les demandes de remboursement de frais de voyage (travel claims).
• Gérer les fournitures de bureau : inventaire, distribution selon les besoins et registre des sorties.
• Aider à la livraison, à la collecte, à la reproduction et à l'envoi du courrier.
• Tenir à jour l'archivage électronique pour que documents, correspondances et références soient classés par thème et faciles à retrouver.
• Apporter un appui administratif aux conférences, ateliers et retraites.
• Travailler avec l'unité des achats sur les demandes de biens et de services, sur le marché local et international.
• Tenir le classement des dossiers administratifs en garantissant leur confidentialité.

2. Mise en œuvre des stratégies opérationnelles

• Veiller à ce que toutes les activités administratives respectent les règles, politiques et stratégies du PNUD.
• Contribuer à la gestion des garanties de soumission et de bonne exécution, et appliquer les procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes associées.
• Proposer des améliorations aux processus administratifs du programme.
• Fournir un appui administratif et logistique.

3. Planification du projet et plan de travail annuel

• Contribuer à l'élaboration des plans de travail annuels, à la planification et à l'enchaînement des activités, ainsi qu'aux plans de mise en œuvre détaillés.
• Appuyer la préparation des budgets.
• Participer à la révision régulière des plans de travail et des plans d'achat, avec le responsable des achats.

4. Gestion des connaissances

• Contribuer à recueillir et diffuser les leçons apprises et les bonnes pratiques en gestion de l'environnement et des risques de catastrophes.
• Organiser des séances de capitalisation et des formations internes pour renforcer les compétences de l'équipe.
• Participer à la création de guides et d'outils méthodologiques pour une gestion durable et résiliente.

Vous accomplirez aussi toute autre tâche liée à votre profil et utile au bon fonctionnement du bureau.

Compétences attendues

Compétences clés du PNUD (niveau 1) :

• Obtenir des résultats : planifier et suivre son travail, soigner les détails, rendre un travail de qualité dans les délais.
• Penser de manière innovante : être ouvert aux idées créatives et aux risques connus, résoudre les problèmes avec pragmatisme et proposer des améliorations.
• Apprendre en permanence : être curieux, partager ses connaissances, apprendre de ses erreurs et demander des retours.
• S'adapter avec agilité : accepter le changement, gérer l'incertitude de façon constructive et rester flexible.
• Agir avec détermination : être dynamique et motivé, rester calme face aux difficultés et avoir confiance en soi.
• Engagement et partenariat : faire preuve d'empathie et nouer des relations positives.
• Favoriser la diversité et l'inclusion : respecter les différences, reconnaître ses préjugés inconscients et réagir face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques :

• Gestion de projet : planifier, organiser, prioriser et contrôler ressources, procédures et protocoles pour atteindre des objectifs précis.
• Gestion axée sur les résultats : piloter stratégies, programmes et projets en visant des résultats mesurables, avec une bonne connaissance des concepts, méthodes et outils associés.
• Gestion des partenariats : créer et entretenir des liens avec un large réseau d'acteurs (gouvernements, société civile, secteur privé, experts), conformément à la stratégie du PNUD.
• Mobilisation des ressources : repérer les sources de financement, les faire correspondre aux besoins des projets et établir un plan pour y répondre.
• Agenda 2030, engagement et efficacité : assurance qualité des projets et rapport annuel axé sur les résultats.

Profil recherché

Formation :

• Diplôme de fin d'études secondaires (baccalauréat) exigé,
• ou licence en administration des affaires, administration publique ou domaine équivalent. La licence est appréciée mais pas obligatoire.

Expérience :

• 6 ans d'expérience (avec le baccalauréat) ou 3 ans (avec une licence), avec des responsabilités croissantes en administration ou en gestion de projets.
• Une pratique de l'informatique, de la bureautique (Word, Excel…), des logiciels de données et des systèmes de gestion en ligne de type ERP est exigée.
• Une expérience confirmée en reporting et en rédaction de comptes rendus de réunions de coordination.
• Une expérience confirmée dans l'organisation d'événements et de réunions, y compris la logistique.
• Une expérience confirmée en administration de bureau et en application de procédures administratives ou comptables.
• Sont des atouts :
  • une expérience au PNUD, dans le système des Nations Unies, dans une institution internationale ou sur des projets de développement ;
  • une expérience en mise en œuvre, coordination et gestion de projets, y compris en gestion administrative et financière.

Langues : français obligatoire. L'anglais et le wolof sont souhaités.