FHI 360 recrute 2 Assistant(e)s Administratif(ve)s et Financier(ère)s

FHI 360 est une ONG internationale à but non lucratif qui œuvre à l’amélioration durable des conditions de vie grâce à des solutions intégrées. Présente dans plus de 70 pays ainsi que dans l’ensemble des États et territoires des États-Unis, l’organisation intervient notamment dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la recherche et des technologies.

Dans le cadre de l’élargissement de sa couverture au Sénégal, FHI 360 met en place deux bureaux avancés au sein des Directions Régionales de la Santé. L’un couvre Louga, Saint-Louis et Matam, tandis que l’autre intervient dans les régions de Tambacounda et Kédougou.

Pour accompagner ses activités dans ces zones, l’ONG recherche 2 Assistant(e)s Administratif(ve)s et Financier(ère)s.

Missions

Le poste associe les fonctions administratives et financières au niveau des bureaux avancés, tandis que les fonctions support sont centralisées à Dakar.

Les personnes recrutées auront notamment pour mission de :

• Gérer les dépenses liées au fonctionnement des bureaux et aux activités de terrain ;
• Préparer les paiements conformément aux procédures et systèmes de FHI 360 ;
• Vérifier les pièces comptables et s’assurer que les transactions sont correctement documentées ;
• Contrôler les demandes d’avance, les rapports de dépenses de mission et les dépenses opérationnelles ;
• Effectuer la réconciliation des avances après vérification, numérisation et archivage des justificatifs dans SharePoint ;
• Appuyer l’équipe Grants dans le traitement des demandes de fonds et des rapports relatifs aux sous-subventions ;
• Participer à l’organisation des ateliers et activités, notamment pour le paiement des participants ;
• Assurer la gestion administrative et logistique du bureau ainsi que le suivi des équipements et biens qui lui sont affectés ;
• Appuyer le service Procurement de Dakar dans les achats effectués localement ;
• Assurer la coordination administrative avec les Directions Régionales de la Santé et les partenaires locaux.

Gestion comptable et financière

La personne recrutée devra notamment :

• S’assurer que les dépenses sont autorisées, éligibles et traitées dans les délais ;
• Vérifier les factures et préparer les dossiers de paiement ;
• Assurer le suivi des avances liées aux missions, ateliers, personnels et consultants ;
• Contrôler leur liquidation sur présentation des justificatifs requis ;
• Examiner les rapports de dépenses et leur conformité aux règles et procédures de FHI 360 ;
• Enregistrer les opérations dans GFAS selon les codes comptables et les codes projets ;
• Assurer l’archivage physique des pièces et leur classement électronique dans SharePoint ;
• Suivre le registre des immobilisations du bureau ;
• Signaler rapidement toute dépense non conforme, tout dépassement budgétaire ou tout risque financier.

Achats et fournisseurs

En coordination avec le service Procurement basé à Dakar, les responsabilités comprennent :

• Identifier les fournisseurs locaux et recueillir les cotations et factures pro forma ;
• Vérifier la disponibilité des biens et services ;
• Préparer et transmettre les expressions de besoins et demandes d’achat ;
• Réceptionner les biens et services livrés sur site et vérifier leur conformité ;
• Transmettre les dossiers complets au service Procurement et assurer le suivi local jusqu’au règlement ;
• Tenir à jour le répertoire des fournisseurs et prestataires locaux.

Organisation des activités et missions

L’assistant(e) participera également à l’organisation des ateliers, séminaires et formations dans les régions couvertes.

Il/elle devra notamment :

• Préparer les feuilles de présence et les états de paiement ;
• Appuyer le paiement des participants ;
• Collecter les justificatifs signés ;
• Suivre les factures liées aux activités et leur archivage ;
• Participer à la préparation logistique des missions de terrain et des visites.

Gestion administrative du bureau

Les tâches comprennent également :

• Assurer la gestion administrative quotidienne du bureau avancé ;
• Servir de point focal auprès de la Direction Régionale de la Santé qui héberge le bureau ;
• Suivre les stocks de fournitures et consommables ;
• Tenir les fiches de stock et transmettre les besoins de réapprovisionnement à Dakar ;
• Mettre à jour les fichiers d’immobilisations et réaliser l’inventaire des équipements ;
• Signaler les mouvements, pertes ou défaillances d’équipements ;
• Suivre l’entretien courant et les petites réparations en coordination avec Dakar ;
• Effectuer toute autre tâche liée au poste à la demande du superviseur.

Archivage et reporting

Le poste comprend également un volet consacré à la documentation et au suivi administratif et financier :

• Organiser et améliorer le classement des documents comptables et administratifs ;
• Participer à l’archivage des documents financiers sur SharePoint ;
• Maintenir à jour les systèmes de classement du bureau ;
• Mettre en place de nouveaux fichiers lorsque cela est nécessaire ;
• Préparer les rapports administratifs et financiers périodiques à la demande du superviseur ;
• Participer à l’audit des états financiers.

Profil recherché

Les candidats doivent notamment :

• Être titulaires au minimum d’un Bac+3 en finance, comptabilité, gestion ou administration ;
• Justifier d’au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG ou d’une institution ;
• Une expérience dans un bureau décentralisé ou sur le terrain constitue un atout ;
• Être organisés, honnêtes et attentifs au respect des délais ;
• Faire preuve d’autonomie et de sens des responsabilités ;
• Être capables de travailler sous pression ;
• Maîtriser Excel, Word, au moins un logiciel comptable et les outils collaboratifs tels que SharePoint ;
• Entretenir de bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs et partenaires ;
• Faire preuve de diplomatie dans les échanges avec les autorités sanitaires régionales et les partenaires ;
• Pouvoir évoluer dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel ;
• Être capables de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les priorités.