Superviseur(e) Logistique et Administration

MSF Sénégal s’appuie sur une équipe de plus de 110 collaborateurs qui interviennent dans les pays de la CEDEAO et au Cameroun. Depuis son bureau de Dakar, l’Unité Régionale des Ressources Humaines contribue au recrutement, au développement et à la mobilité des ressources humaines nécessaires au soutien des opérations de MSF dans plus de 70 pays.

Dans un contexte de croissance et de renforcement des capacités opérationnelles, cette unité accompagne la coordination entre les différents centres opérationnels afin de répondre efficacement aux besoins des missions en Afrique de l’Ouest, en Afrique centrale et dans d’autres régions.

MSF Sénégal encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées et promeut un environnement de travail inclusif, fondé sur la diversité et le respect.

Mission du poste

Le ou la Superviseur(e) Logistique et Administration est chargé(e) d’assurer les tâches administratives, de superviser les activités quotidiennes de logistique et de veiller à la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF. L’objectif est de garantir leur bon état de fonctionnement, conformément aux procédures de l’organisation, et de contribuer au développement de la mission.

Principales responsabilités

Gestion des infrastructures et des équipements

• Assurer le suivi de la maintenance des infrastructures, des stocks de produits non médicaux et des équipements, conformément aux normes de MSF.
• Effectuer des visites régulières des installations, identifier les anomalies et en informer le supérieur hiérarchique.
• Évaluer les besoins de remise en état et suivre les travaux de réparation mineurs.
• Vérifier le respect des normes de sécurité, notamment la disponibilité des extincteurs et la mise à la terre des installations électriques.
• Suivre l’utilisation des véhicules, des machines et des équipements mécaniques et électriques.
• Planifier avec le supérieur hiérarchique les opérations de maintenance et les contrôles des réseaux d’énergie.

Supervision de l’équipe logistique

• Coordonner les activités de l’équipe placée sous sa responsabilité et répartir les tâches.
• Superviser le travail quotidien et contrôler la ponctualité, la rigueur et la qualité des prestations.
• Élaborer les plannings de travail des équipes logistiques.
• Organiser et animer les réunions de l’équipe.
• Participer au recrutement du personnel logistique.
• Prendre part aux réunions consacrées à la logistique et rendre compte des activités réalisées.

Gestion et entretien du parc automobile

• Planifier et superviser la maintenance préventive et corrective des véhicules du projet.
• Veiller au respect des normes de MSF en matière d’entretien des véhicules.
• Former les chauffeurs aux bonnes pratiques de conduite et aux contrôles standards des véhicules.
• Assurer le suivi des chauffeurs et de l’état du parc automobile.

Approvisionnement et gestion des commandes

• Recueillir les demandes des différents départements et installations de santé.
• Préparer les commandes et en assurer le suivi conformément aux procédures en vigueur.
• Apporter un appui technique au magasinier.
• Effectuer les achats locaux dans le respect des procédures d’approvisionnement de MSF.
• Organiser la réception, le conditionnement et l’expédition des marchandises et du matériel.

Administration et suivi financier

• Préparer et mettre à jour les fiches de perdiem des personnes nouvellement arrivées, en veillant à l’exactitude des informations et au respect des délais.
• Suivre les contrats de location arrivant à expiration et informer le Coordinateur du projet suffisamment tôt pour anticiper leur renouvellement ou rechercher une autre solution.
• Participer à la préparation des prévisions budgétaires mensuelles et à la planification des dépenses courantes, notamment les avances sur salaire, les salaires et les perdiem.
• Traiter les factures fournisseurs pour validation et paiement, contrôler les pièces justificatives et signaler toute anomalie au Coordinateur du projet.
• Préparer et classer les documents comptables requis.
• Assurer un contrôle rigoureux des dépenses et veiller à la fiabilité des relevés et des justificatifs.
• Garantir l’accessibilité des informations administratives au personnel, notamment les plannings, les notes de service et les communications internes.
• Transmettre au service des ressources humaines les variables nécessaires à l’établissement de la paie mensuelle, selon le calendrier convenu.

Gestion administrative des déplacements et du personnel

• Coordonner, avec le Coordinateur du projet, les arrivées et les départs du personnel du pays, notamment les visas, les billets d’avion et les formalités nécessaires.
• Organiser les mouvements du personnel en liaison avec les projets, les sièges et le bureau de Dakar.
• Assurer le suivi des formalités administratives liées aux passeports, aux visas et aux perdiem.
• Maintenir les relations avec les partenaires extérieurs afin de suivre l’évolution des procédures de déplacement, des formalités d’entrée et des permis de travail.
• Collaborer avec les services concernés, notamment les organismes d’immigration, les Nations unies et les compagnies aériennes.

Hébergement et télécommunications

• Préparer les moyens de télécommunication nécessaires au personnel.
• Organiser l’attribution des hébergements : maisons, appartements et chambres.
• Veiller à la bonne exécution de l’entretien des logements, notamment en ce qui concerne le mobilier, le ménage et la nourriture.

Le ou la titulaire du poste pourra également être amené(e) à effectuer toute autre tâche confiée par le Coordinateur du projet.

Profil recherché

Formation

Être titulaire d’un diplôme dans un domaine lié à l’administration, à la logistique, à la gestion des affaires, aux ressources humaines ou d’une qualification équivalente.

Expérience professionnelle

Justifier d’au moins deux ans d’expérience dans un poste similaire. Une expérience au sein de MSF ou d’une autre organisation non gouvernementale constitue un atout.

Langues

• Français : indispensable.
• Langue locale : souhaitée.
• Anglais : constitue un atout.

Compétences et aptitudes

Les qualités attendues pour ce poste sont les suivantes :

• Capacité à gérer le stress.
• Adhésion aux principes de MSF.
• Souplesse et capacité d’adaptation.
• Orientation vers les résultats et souci de la qualité.
• Esprit d’équipe et sens de la coopération.

Conditions d’emploi

• Type de contrat : CDD jusqu’au 31 décembre 2026, avec possibilité de renouvellement.
• Rémunération : niveau 6 de la grille de rémunération de MSF Sénégal.

Comment postuler ?

Les personnes intéressées doivent transmettre leur dossier de candidature comprenant un CV et une lettre de motivation via le lien de recrutement de MSF.

Date limite de candidature : 16 octobre 2026 à 12 h 00, heure de Dakar.

MSF accorde une importance particulière à la diversité, à l’inclusion et à l’accessibilité. Toutes les personnes répondant aux critères du poste sont encouragées à présenter leur candidature, sans distinction liée à leur origine, leur âge, leur genre, leurs convictions, leur handicap ou toute autre caractéristique personnelle.

Les données personnelles recueillies dans le cadre du recrutement seront communiquées uniquement aux personnes impliquées dans le processus de sélection, conformément aux dispositions de confidentialité de MSF.

Seules les personnes dont la candidature aura été présélectionnée seront contactées.